办公室工作制度

来源：南开(融侨)中学　　时间：2014-03-30

（一）档案工作制度

1、档案材料入室制度

为了搞好学校档案工作，使各种材料收集齐全，并能准确及时完成案卷工作，各处、科室必须在每年五月底前将上年的材料送交学校档案室归档。

⑴各处、科室必须有专人保管、送交。

⑵入室的文件、材料先登记，办好交接手续。

2、归档范围

以卫校形成和产生的材料为主，凡记叙和反映本机关主要职能活动的具有长久和重要查考价值的以及上级机关和同级机关工作密切相关的一切文书资料都应归档。各处、科室一般每年应交材料如下：

⑴党委办每年交党委工作计划、总结、创文明单位规划、政治学习安排材料、党委会记录、预备党员批准通知、党员转正通知、党员介绍信及存根、党员奖励、处分材料、组织、宣传、纪检、老干工作材料。

⑵工会：每年工会工作计划、工会名册、统计表、职代会材料、工会介绍信及其存根。

⑶团委：团委计划、总结、团员名册、新团员名单、团员奖励、处分材料、团组织活动材料……。

⑷办公室：学校工作计划、总结、大事记、恳谈会材料、办公室会议记录、各种报表，计划生育材料，干部每年统计表、职工名册、干部介绍信及存根、职改工作文件材料、调资转正定级材料、工资转移证明。

⑸教务处：各科教学、实习计划，安排学生实习名单、实习快报、学年度统计表、教学大纲及其他材料。

⑹学生处：新生录取表、毕业生分配表、学生鉴定、学生卡片、学生休学、奖励、处分材料及其他材料。

⑺总务后勤处：各种合同、协议，建房文件材料、图纸等。

⑻财务科：学校每年预、决算材料，每月工资表。

⑼保卫科：学校综治计划及总结材料，防火、防盗、防重大伤亡事故预案处理，校内各类治安问题的文书档案。

3、档案管理制度

⑴学校档案室对本校党、政、文书、科技档案实行集中统一管理，既便于学校对档案资料的利用，也符合学校长远发展的需要。

⑵档案必须严格执行国家的保卫、保密制度，保证学校档案的绝对安全，维护党和国家的机密。

⑶档案室必须遵照党和国家有关档案工作的法规，及时做好文件、资料的清理、归档（含平时归卷）、保管、统计、利用、鉴定、销毁和移交工作。

⑷⑸查阅档案资料必须在档案室内进行，用后迅速归还。借用重要档案室存档资料必须经分管副校长签字同意，并在使用完成后立即归还，档案员必须督促借用人员及时将资料归还。

⑹学校的档案管理工作，受地方档案管理机关的指导，学校领导兼管，办公室主任领导。

⑺教职工人事档案由学校办公室管理，学生档案由学生科管理，财务档案由财务科管理。

（二）保密工作制度

1、保密范围：

⑴上级有关部门发放的文件和涉及保密范围的资料。

⑵尚未宣布的人事编制、调动、升级、任免、奖惩、处分等事项。

⑶党政文书档案、人事档案、技术档案、财会档案、学生档案、未公开的计划、规划、预算、决算、统计表中的数字，党政会议记录、纪要、涉密的工作笔记本。

⑷有关党员、干部违纪、犯罪的案情材料及检举揭发党员、干部违纪的材料和各类案件的调查材料。

⑸学校未公开之前的招生、分配计划及名单。

⑹学校考试之前的各种试卷。

⑺学校教育教学科研有关需要保密的成果技术内容。

⑻限定范围的工作部署及其他需要保密的事项。

２、密级的划分：

密级的划分，分别按文件、资料的性质、用途、作用、技术水平的失密、泄密后的危害大小，划分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

⑴绝密：

a.上级或有关部门发来的绝密材料。

b.本校干部考察、任免呈报材料。

c.重大的技术科研项目和特殊的科研任务。

d.开考前的试卷。

⑵机密：

a.上级或有关部门发来的机密文件、资料。

b.干部审查材料和干部档案。

c.有关党员违纪、犯罪的案情材料及检举揭发党员、干部违纪、违法的材料。

d.党员干部的统计数字、名册。

e.党员会议记录及涉及的工作记录本。

f.未公开的规划、计划、预算、决算、经费安排情况等。

g.科技方面重大的发明和重要的科研成果，可能成为专利项目的内容。

h.文书档案、技术档案、财会、学生档案。

３、保密工作制度

⑴学校机关人员都必须严格党和国家的秘密，自觉同各种失泄密行为作斗争。

⑵学校机关工作人员都必须自觉地遵守国务院规定的十项保密守则。

a.不该说的机密，绝对不说。

b.不该问的机密，绝对不问。

c.不该看的机密，绝对不看。

d.不该记录的机密，绝对不记录。

e.不在非保密记录本上记录机密。

f.不在私人通信中涉及机密。

g.不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

h.不在不利于保密的地方存放机密文件和资料。

i.不在普通电话、数码电报、普通邮局传达机密事项。

j.不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

⑶坚持文件登记、签收、催阅、催办、消灭账外文件，文件资料的收发登记、传递、清退、归档、销毁，统一归口办公室处理，其中秘密以上文件，资料必须按保密规定严格签收手续和借阅手续。

⑷参加会议带回文件、资料，必须交办公室登记，统一保管，其中涉及的职能处、科室需要贯彻执行的有关会议文件，可在办公室办理借阅手续，并及时归还。

⑸严格按照制文单位的规定，控制阅文范围，确因工作需要必须扩大传达范围的，须经制文单位或有关负责同志批准。

⑹本校文书档案只为本校工作人员提供使用，一般不外借。特殊情况需借阅者，须持单位介绍信，经办公室领导批准，办理登记手续，方可查阅，不准超越范围，不得拆页、撕页，不得在档案文件上划线、凃改、污损档案卷宗。

⑺校党委会议记录，年终按年立卷装订，统一编号保管，本校工作人员不得索阅与本职工作无关的会议记录，如确因工作需要可经办公室同意后借阅有关部分。

⑻本校的文件内部资料的处理，统一由办公室按保密规定办理，任何处、科室、个人不得私自向废品收购站销售文件和内部资料。

⑼定期清理文件，每学期一次，如发现下落不明的文件，要立即采取措施查找。

⑽出国人员，接待外宾参观人员，在外事活动中需要交流涉及学校教学资料等，均必须经主管部门批准。

４、学校核心秘密

⑴外来的和本身产生的绝密文件、绝密资料。

⑵组织、人事、纪检工作的绝密项目。

⑶党委会会议记录，领导同志的工作笔记。

５、重点保密工作环节

⑴领导关于重大问题的碰头会议记录。

⑵秘密以上文件、资料的收发、传递、阅读、保管、销毁。

⑶文书档案、科技档案、学生档案、财会档案的利用和传递。

⑷秘密以上文件、资料的拟稿、核稿审定、复印。

⑸组织、纪检工作中涉及机密的部分环节。

⑹党委会议记录及有关文件材料。

⑺财务科、教务处、学生处有关业务工作中的涉及机密的部分环节。

⑻解密、降密的升密，应根据情况变化，及时作出决定，一般情况下变更密级的工作，应每年集中研究一次。

（三）收阅文件制度

1、文件、信件的接收、登记、分发、承办、立卷、保管和移交，由办公室秘书员负责经办，做到及时、无差错，如发现差错立即追查责任。

2、文件由秘书员登记后，根据文件内容或发文单位规定，分别送校领导阅，送处、科室承办，采取到指定地点（办公室）阅读文件，文件一般不准摘抄（绝密文件不能摘抄），如需摘抄时，由秘书员按规定办理。

3、上级通知和群众来信，秘书员亲自送给办公室主任处理，办公室主任根据发通知单位的意见和内容及群众来信内容，及时通知有关部门承办，并注明承办日期归档。

4、文件阅办后，由秘书员归档，再使用时，严格履行借阅文件，借阅文件，均在借文簿上登记签名，借阅时间不宜太长（限三日内），用完即还，及时注销，放回原处。

（四）文印室工作制度

1、凡需打印的文件、材料或各处、科室自行录入的对外文件、材料，均需送办公室统一归口安排，各处、科室或个人不得直接送文印室。为避免材料的丢失，送、接打印材料的双方应在专用的登记薄上签字。

2、各处、科室需打印的材料，应提前三天送校办公室安排打印，各处、科室自行输入好且需办公室打印的文稿，也须提前一天交办公室。

3、学校一般不受理外单位和私人材料打印，特殊情况需打印者，要经办公室审批并参照市价收费，统一交财务科。

4、文印室工作人员应严守保密纪律，凡属保密范围的内容，不得向外泄露，非文印室人员，未经允许，不得擅自入内。

5、凡不按制度办理而造成重大质量事故或泄密事故者要追究责任。

6、各处、科室打印、复印、油印好的材料，需在文印室专用登记薄上登记，写明取走文印室的材料名称，及打印、复印、油印数量。

7、其他处、科室人员未经许可，不得进入文印室，自行打印、复印、油印。

（五）印鉴管理制度

学校及各部门印鉴分别代表部门对内、外联系工作，为保证印鉴使用的严肃性、权威性和合法性，特对印鉴使用制定如下制度：

1、学校印鉴由办公室负责掌握，党委印鉴由党委办负责掌握，各处、科室的印鉴使用由处、科室负责人指定专人负责管理。

2、凡以学校名义对内、外发的文件或资料，一律加盖学校印鉴，校内处、科室之间联系工作的文件、资料应加盖本处、科室印鉴；处、科室印鉴对外使用，只限于本处、科室业务范围内的工作联系。

3、校印使用一般性工作联系由办公室主任批准，重要文件、资料和重要内、外工作联系由校领导批准，并做好相关登记；处、科室印章使用，由处、科室负责人批准。

（六）行政值班制度

为规范学校管理，保障学校在正常上班时间之外的各项工作正常运转，加强行政值班工作，根据我校的具体情况，特制定本制度。

1、参加行政值班人员为校领导、各科室负责人和全体行管工作人员（男职工55岁以上，女职工52岁以上可不参与值班，愿意值班者除外）。有特殊困难的职工应向办公室提出书面申请，办公室征得主管领导同意后，可不予排班，办公室将申请及领导意见存档备查。

2、当班时间为当天早上7：25至晚上10:40时，值班人员应按时上下班。主要做好以下工作：

①．早上7：25检查各教学楼早自习情况。

②．上午课间操期间前后校门巡视，防止学生无故进出校门。

③．中午12：00—12：30检查食堂学生就餐情况。

④．下午2：00—2：40学生上学时间和下午6：00—6：30学生进校门时间，前后校门巡视。督促门岗检查学生佩带校徽情况。

⑤．晚上7：30~9：30检查各教学楼晚自习情况、督促保卫科巡视校园。

⑥．晚上9：30—10：40检查、催促学生迅速回宿舍就寝，巡视学生就寝情况。

3、值班人员应做好以下职责：

1．处理学生违规违纪及突发事件。

2．及时反映当天所出现的偶发情况、督促有关职能部门处理。

3．作好当天值班记录。

（七）公务接待制度

1、公务接待本着艰苦朴素、厉行节约的原则，统一归口办公室管理。

2、公务接待实行用餐申报制度。申报程序为：处、科室主任填写接待申请单——办公室核定接待范围、标准及人数——学校分管领导签署意见——分管财务领导批准。

3、公务接待一支笔审批制度。审批程序为：申请人持发票和接待申请单——学校主管领导签字——学校财务领导签字——财务科登记、审核、报销。无接待申请单的，或接待费用超过核定数额，未经学校主管财务领导批准的不予报销。

4、对接待省、市领导及上级有关部门负责人的，属全局性的按学校党政主要领导指示，由办公室负责安排就餐；属各处、科室的由处、科室负责人申请，按规定的程序申报、审批。

5、公务接待开支应严格规范，把握节俭实用的原则。一般工作人员接待安排在学校食堂用餐。特殊情况须到校外就餐的，应先按程序报批同意，并经学校主管财务领导批准方可报销。

6、严格控制陪餐人数，原则上根据来客级别安排陪餐人员。接待上级主要领导由学校党政主要领导陪，分管领导由副校长陪，上级有关部门（处、室）由对口处、科室负责人陪同。

（八）电、信访接访制度

1、认真处理来电、来信，热情接待来访，接受学校师生员工的监督，做好各类来电、来信来访工作。

2、由学校办公室受理群众来信，接待来访，上级机关交办的信访事项和其它单位转来的信访事项，并负责上报处理结果和来信来访的统计。对于重要的来电作好记录工作，并将记录转交到有关处、科室，并将处理结果作记录。

3、对受理的来信来访做好登记，报分管校领导审批，再交有关人员按规定程序办理。对不应由本单位办理的，由校办公室及时转予有关单位办理。

4、对应当通过调解仲裁、行政复议或者诉讼解决的信访问题，应告知信访人向调解组织、仲裁机构、复议机关或者司法机关提出。

5、承办人员一般情况下，应在15天内办理完毕，并根据来信来访的内容和具体要求，答复信访人。对特殊情况下（如外地人员来信）到期不能办理完毕的，可向学校领导申请延期。

7、信访工作办理完结后，由承办人负责向当事人复信，并处理结果送学校综合档案室登记，留档备查。

（九）请示报告制度

1、实行逐级请示、报告制度。如有需要向上级请示报告的问题。教职工向科长（教研室主任）、科长向分管校领导报告请示，分管校长认为必要时再向校长或书记报告。

2、遇到下列情况，均立即向分管领导和校长、书记请示报告。

①发生重大案件、疫情、食物中毒事件、安全问题等及时请示报告。

②处、科室不能处理或不宜处理的事项。

③学生退学、开除学籍管理规定，应书面呈报审批。

④专业、学制的调整，教学计划和大纲的重大更新，应呈报主管部门审批。

⑤教学方法的重大革新，先进经验，编写有价值的辅导材料，应向主管部门呈报推荐。

⑥凡问题在请示、报告、处理中，有关人员不得对外泄密情况，以免干扰问题的解决

（十）计划总结工作制度

1、根据上级的部署，结合学校具体情况，由学校办公室组织各职能处、科室起草本校的年度计划，然后送交校办公会审定。

2、工作计划的指标要求具体、客观量化、操作性强，并具有考核落实措施。

3、每学期期末各处、科室对工作计划完成情况进行总结，学校办公室要根据各处、科室工作总结，写出全校工作总结，年底再根据上、下学期工作总结写出全年工作总结，并交学校领导审核后上报上级机关。

4、总结的内容应包括工作完成情况、取得的成绩、存在的问题、解决的办法及今后的工作意见。

5、学校各职能处、科室无权以学校名义行文写计划或总结。